Persónuvernd

Upplýsingar um persónuvernd

25.5.2018

Yfirlýsing um persónuvernd
Verkís er umhugað um vernd persónuupplýsinga og almenn persónuverndarsjónarmið og leggur sig fram um að veita hagaðilum sínum upplýsingar um vinnslu persónuupplýsinga hjá Verkís. Lögð er áhersla á að vinna með eins lítið af persónugreinanlegum upplýsingum og kostur er.
Hjá Verkís starfar persónuupplýsingateymi sem er skipað lögfræðingi, kerfisstjóra og mannauðsstjóra.

Hvað eru persónuupplýsingar?
Persónuupplýsingar eru sérhverjar persónugreindar eða persónugreinanlegar upplýsingar sem beint eða óbeint má rekja til tiltekins einstaklings. Með persónuupplýsingum er átt við auðkenni eins og nafn og kennitölu, staðsetningargögn og netauðkenni.
Lög um persónuvernd gera strangari kröfur um meðferð viðkvæmra persónuupplýsinga. Þannig flokkast meðal annars kynþáttur, þjóðernislegur uppruni, stjórnmálaskoðanir og trúarbrögð til viðkvæmra upplýsinga.
Í ákveðnum tilvikum eru persónuupplýsingar gerðar ópersónugreinanlegar til að halda yfirlit yfir tölfræðilegar upplýsingar í tengslum við starfsemi fyrirtækisins. Slík gögn teljast þá ekki lengur vera persónuupplýsingar.

Tilgangur með öflun persónuupplýsinga
Almennt er tilgangur með öflun persónuupplýsinga sá að efna samninga sem Verkís hefur gert, s.s. verksamninga, þjónustusamninga eða ráðningarsamninga, greiða fyrir samskiptum og veita betri þjónustu. Hagaðilar geta verið viðskiptavinir, tengiliðir viðskiptavina, umsækjendur, birgjar, starfsmenn Verkís og aðrir einstaklingar sem setja sig í samband við fyrirtækið.
Verkís aflar og skráir persónuupplýsingar um hagaðila sem nauðsynlegar eru fyrir starfsemina. Slík öflun upplýsinga er almennt byggð á samþykki, samningi og lagaskyldu sem hvílir á Verkís, nauðsyn vinnslu til að vernda hagsmuni starfsmanns eða þegar lögmætir hagsmunir Verkís eða þriðja manns krefjast þess. Verkís aflar einungis upplýsinga að því marki sem nauðsynlegt þykir hverju sinni miðað við tilgang upplýsinganna.
Nöfn og netföng auk annarra persónuupplýsinga sem sendandi tölvupósts ákveður að senda sjálfur, t.d. í verkefnatengdum tölvupóstum, eru varðveitt til að halda um samskiptasögu og tryggja rekjanleika eftir því sem við á.
Í ákveðnum tilvikum eru persónuupplýsingar varðveittar í markaðslegum tilgangi svo hægt sé að miðla upplýsingum til hagaðila.
Á vefsíðu Verkís eru notaðar kökur (e. cookies). Kökur eru litlar textaskrár sem notaðar eru til að greina heimsóknir á vefsíðu fyrirtækisins og eru einungis nýttar til að halda um tölfræðilegar upplýsingar og bæta þjónustu við notandann. Kökur virkjast þegar notandi hefur samþykkt að taka við kökum.
Á vefsíðu Verkís ásamt undirsíðum er ákveðnum talnagögnum safnað með svo kölluðu Google Analytics. Gögnum sem safnað er á vefsíðunni eru einungis ætlaðar til notkunar fyrir markaðssvið Verkís og ekki til dreifingar.
Upplýsingar sem Verkís aflar eru ekki nýttar til að gera persónusnið einstaklings og er ekki dreift til þriðja aðila.

Dæmi um upplýsingar sem Verkís aflar
Það fer eftir eðli samninga og/eða samskipta hverra upplýsinga er þörf. Þannig eru nöfn, netföng og starfsheiti dæmi um upplýsingar sem aflað er um tengiliði lögaðila.
Almennt eru slíkar persónuupplýsingar fengnar beint frá viðskiptavininum sjálfum.
Starfsumsóknir
Starfsumsóknir geta borist eftir ýmsum leiðum s.s. í gegnum tölvupóst eða ráðningarvef Verkís. Farið er með slíkar umsóknir sem trúnaðarmál og hámarks öryggi er tryggt.
−Almennar starfsumsóknir sem berast Verkís eru varðveittar í tvö ár enda óski umsækjandi eftir að við hann verði haft samband losni starf við hans hæfi.
−Starfsumsóknum sem berast vegna tiltekinna auglýstra starfa er eytt strax og umsókn hefur verið tekin til efnismeðferðar og fyrir liggur að ekki komi til ráðningar viðkomandi umsækjanda. Umsækjandi getur þó óskað eftir að umsókn hans verði vistuð í allt að tvö ár svo hægt sé að hafa samband við viðkomandi losni starf við hans hæfi.

Upplýsingaöryggi og flutningur persónuupplýsinga
Verkís leggur sig fram um að nýta viðurkenndar aðferðir við að vernda persónuupplýsingar. Persónuvernd er innbyggð í hugbúnað og upplýsingakerfi og hámarksáhersla á persónuvernd er sjálfgefin.
Persónuupplýsingar sem Verkís hefur aflað og býr yfir eru aðeins nýttar í viðskiptalegum tilgangi sem samræmist meginstarfsemi fyrirtækisins.
Persónuupplýsingar kunna að vera afhentar þriðja aðila að því marki sem heimilað eða nauðsynlegt er á grundvelli viðeigandi samninga, laga eða reglna. Í slíkum tilvikum tryggir Verkís að farið sé með upplýsingar í samræmi við lög og fyllsta trúnaðar sé gætt.

Geymslutími persónuupplýsinga
Fyrirhugaður geymslutími persónuupplýsinga getur verið misjafn og fer eftir eðli þeirra og tengslum við starfsemi fyrirtækisins. Meginreglan er þó að geyma upplýsingar ekki lengur en þurfa þykir nema lögmæt ástæða liggi til grundvallar lengri geymslutíma.

Viðbrögð við aðgangsbeiðnum
Komi fram beiðni um aðgang að eigin persónuupplýsingum, leiðréttingu eða eyðingu mun kerfisstjóri í samvinnu við persónuupplýsingateymi gera viðeigandi ráðstafanir til að láta viðkomandi upplýsingar í té. Slíkar upplýsingar eru veittar skriflega, munnlega eða á rafrænu formi, eftir því sem við á. Sé beiðni hafnað er leitast við að útskýra ástæður þess.

Viðbrögð við öryggisbroti
Verði vart við öryggisbrot mun kerfisstjóri í samstarfi við persónuupplýsingateymi og framkvæmdastjóra grípa til viðeigandi ráðstafana í samræmi við persónuverndarlög og leiðbeiningar frá Persónuvernd.

Lagalegur fyrirvari
Verkís leitast við að hafa upplýsingar sem birtar eru á vefsíðu fyrirtækisins (www.verkis.is) áreiðanlegar og réttar. Ekki er þó hægt að ábyrgjast slíkt í öllum tilvikum og á það sama við um áreiðanleika efnis á þeim vefjum sem vísað er í með tenglum. Upplýsingum á vefnum kann að vera breytt eða eytt hvenær sem er án sérstaks fyrirvara.
Verkís ber ekki í neinum tilvikum ábyrgð á tjóni sem rekja má til notkunar á vef þessum eða efni því sem birt hefur verið á vef fyrirtækisins.
Ábendingu um upplýsingar sem kunna að vera rangar má senda í tölvupósti á verkis[hjá]verkis.is.

Höfundarréttur
Verkís áskilur sér höfundarrétt yfir því efni sem birt er á vefsíðu fyrirtækisins. Afritun, dreifing og endurbirting er heimil enda sé heimilda getið.

Endurskoðun
Upplýsingar þessar kunna að taka breytingum í samræmi við lög, reglur og starfsemi fyrirtækisins.

Persónuverndartengill hjá Verkís er:
Helena Rós Sigmarsdóttir
personuvernd@verkis.is
S: 422 8925